Os 5 Maiores Erros na Implementação de um Programa de Privacidade (e Como Evitá-los)

Implementar um programa de privacidade eficaz é um desafio que muitas empresas enfrentam, especialmente em um mundo onde as regulamentações, como a LGPD e o GDPR, estão cada vez mais rigorosas. Além disso, alguns erros comuns podem comprometer seriamente o sucesso dessa iniciativa.

Depois de vários projetos executados, descobrimos que muitas dores de cabeça poderiam ser evitadas se alguns erros fossem evitados. Com isso, decidimos falar sobre isso. Venha conosco nessa jornada dos cinco principais erros e como evitá-los para aumentar a chance de sucesso em um projeto complexo como esse.

Aproveitamos para convidá-lo para trocar experiências e impressões conosco!

1. Alta Gestão não Engajada como Deveria

Um dos maiores obstáculos para o sucesso de um programa de privacidade é a falta de apoio e comprometimento da alta gestão, o que leva a privacidade a ser tratada como uma mera formalidade, sem impacto real na organização.

Os motivos para esse erro são diversos, mas o desconhecimento do assunto privacidade é disparado o primeiro deles. Privacidade como um diferencial para o negócio é o caminho para alinhar os objetivos e interesses aqui.

Sugerimos algumas ações práticas:

• Execução de um primeiro workshop de conscientização, voltado exclusivamente para a alta gestão da empresa, com um nivelamento rápido sobre o tema e a apresentação dos benefícios do programa para a empresa;

• Assinatura e publicação interna do termo de compromisso da alta gestão com a Privacidade, dando ciência a toda a empresa;

• Estruturação de uma agenda quinzenal, para apresentação dos avanços do programa;

• Criação de uma linha direta com um dos diretores, aquele que terá melhores condições para derrubar ou afastar algumas barreiras porventura encontradas ao longo das atividades.

2. Mapeamento de Dados não Realizado ou Feito da Forma Errada

Imagine tentar encontrar um tesouro sem um mapa ou navegar por um labirinto sem saber onde estão as saídas. Assim é uma empresa que não realiza um mapeamento detalhado de seus dados. Sem saber exatamente quais dados são coletados, onde são armazenados, como são processados, quem tem acesso, quanto tempo eles permanecem na empresa e como são excluídos, a organização fica impossibilitada de avaliar adequadamente os riscos inerentes ao uso desses dados.

E como fazer um mapeamento eficiente e evitar esse erro?

• Análise o organograma funcional da empresa, identificando cada área. É possível afirmar que, em maior ou menor grau, quase todas as áreas de uma empresa envolvem o uso de dados pessoais;

• Elabore um questionário que evidencie o ciclo de vida dos dados, mas em linguagem e estrutura aderentes à realidade da empresa;

• Realize um rápido workshop com os pontos focais das áreas, para alinhar o conhecimento e gerar engajamento;

• Estipule um cronograma de entrevistas adequado ao momento da empresa;

• Contrate uma ferramenta de governança que lhe ajude a automatizar este processo.

3. Conscientização e Treinamento em Último Lugar

De nada adiantam políticas robustas e sistemas de segurança modernos se os colaboradores não estiverem preparados para usá-los corretamente. A privacidade é uma responsabilidade compartilhada, e todos que lidam com dados pessoais precisam entender suas obrigações e as melhores práticas para protegê-los.

Despriorizar a conscientização é um erro recorrente. Apresentamos abaixo, algumas ações interessantes para mitigar esse cenário:

• Estipule como regra o onboarding de privacidade, para todos os colaboradores que ingressarem nos quadros da empresa;

• Elabore um programa aderente de conscientização, apresentando não apenas o que ele deve abordar, mas como e quando ele deverá abordar cada tema. Uma boa prática é a elaboração de um cronograma de atividades, contendo, por exemplo, janelas de aplicação de campanhas de comunicação interna, simulações de phishing, jogos e quizzes, vídeos curtos, distribuição de folders e fixação de cartazes, etc.

• Aplique workshops operacionais voltado para cada área da empresa, trazendo a Privacidade para dentro da vida dos seus colaboradores.

4. Falta de Monitoramento Constante

O Programa de Privacidade não é um projeto que se encerra após a implementação, mas um processo contínuo que exige atenção constante. Sem monitoramento regular, auditorias e revisões periódicas, as lacunas de vulnerabilidades e conformidade passam despercebidas, colocando toda a estrutura em risco.

Um programa que não evolui com o tempo rapidamente se torna obsoleto, incapaz de lidar com novos desafios ou de atender às exigências regulatórias. Seguem algumas ações para evitar que isso aconteça:

• Defina claramente a temporalidade das ações, atualizações e revisões das atividades e dos documentos que municiam o Programa de Conscientização;

• Estabeleça métricas e indicadores (KPIs) adequados à realidade da empresa, que consigam refletir a evolução da sua maturidade ao longo do tempo. (Não esqueça, números por números apenas não geram valor!);

• Contrate e implemente ferramentas de monitoramento contínuo. (Na mão é complicado, acredite!);

• Realize testes periódicos e auditorias internas.

5. Ignorar Soluções Digitais Especializadas

Para médias e grandes empresas, implementar um programa de privacidade eficiente exige mais do que boas práticas – é essencial contar com ferramentas digitais especializadas. Sem elas, a gestão de dados torna-se lenta, ineficiente e propensa a falhas. A falta de visibilidade e controle em tempo real aumenta os riscos de incidentes de Segurança e Privacidade.

Investir em tecnologia não é apenas um facilitador, mas um pilar estratégico para garantir a privacidade dos dados, a conformidade legal e a segurança da empresa. Seguem alguns tipos de soluções a serem consideradas:

• Ferramenta de Governança de Privacidade: O mercado apresenta inúmeras, para todos os gostos e preços. Gerenciar o ecossistema de Privacidade sem uma solução que automatize demandas, estabeleça canais de comunicação internos e externos e faça a gestão das atividades do Programa de Privacidade praticamente o inviabiliza.

• Ferramenta de Descoberta de Dados: O volume de dados pessoais tratados numa organização geralmente é muito maior do que se imagina. Essas ferramentas auxiliam no inventário de dados pessoais através de varreduras recorrentes, permitindo uma gestão mais eficaz e mitigando riscos.

• Ferramenta de Conscientização: Plataformas que promovem a conscientização contínua através de simulações de phishing, vídeos educativos, treinamentos e testes, ajudando a fortalecer a cultura de privacidade e segurança.

• Ferramentas de Segurança: Não existe privacidade sem Segurança da Informação. O oceano de riscos de segurança é acompanhado de um mar de soluções tecnológicas que auxiliam na proteção de dados pessoais de colaboradores, clientes, parceiros, etc.

Concluindo…

Evitar esses cinco erros é crucial para o sucesso de um Programa de Privacidade.

Com o comprometimento da liderança, mapeamento de dados detalhado, treinamento contínuo, monitoramento constante e o uso de soluções digitais especializadas, a empresa estará no caminho certo para enfrentar os desafios da privacidade e garantir a conformidade com as regulamentações.

Além disso e tão importante quanto, é fundamental se municiar do conhecimento técnico necessário para a execução de todas as atividades, com uma visão holística, aderente à realidade do negócio e atenta aos direitos dos donos dos dados pessoais envolvidos no dia a dia da empresa.

Para isso, a contratação de uma consultoria especializada se mostra como a estratégia mais eficaz para o êxito de um Programa de Privacidade. Conte com a Duranium para isso!